La comptabilité générale : les capteurs et les organes des sens.

Le système d’information est alimenté par des données venues de l’extérieur et enregistrées au sein de l’entreprise pour irriguer tous les canaux. A ce poste vital, tout à fait en amont, chacune doit donc être validée et reconnue fiable car sinon, c’est la porte ouverte à toute malversation et manipulation. Il ne peut donc être question, comme cela se passe souvent, de laisser cette responsabilité là où elle arrive sans authentification : c’est le rôle des « capteurs » qui seront rattachés exclusivement et directement au Système d’Information, en prise directe avec le haut management censé être le seul garant de l’intérêt général. Ils sont les seuls éléments qui alimenteront le système interne et sont validés par la comptabilité générale : en tant que tels, ils sont incontestables. La comptabilité générale est donc à l’origine des données analytiques « matérielles », à partir desquelles vivra l’entreprise. Elle  doit donc dépendre directement de la direction générale.

De la même manière en sortie, la comptabilité analytique va produire des informations qui seront redirigées vers les capteurs lesquels en vérifieront la cohérence avec les transactions vers l’extérieur via des comptes de résultat et les comptes réfléchis.

Cette fonction de protection interne qu’assument les capteurs est primordiale pour la dynamique future de l’entreprise. De même, les organes des sens sont le lien fondamental avec l’extérieur. En particulier, la peau est un rempart contre les agressions extérieures : protection, elle fait également office de détection. C’est pourquoi ce concept de capteur est si fondamental pour l’intégrité de l’ensemble autonome qui se développera en comptabilité analytique.

La comptabilité analytique classique : le traitement interne des capteurs

Dans ce schéma, pour reprendre d’autres images, la comptabilité générale est à la photo ce que la comptabilité analytique sera au cinéma et l’analyse personnelle d’un responsable à la vidéo. Cette dernière a en effet toutes les qualités qui siéent à notre époque de réactivité.

Les organes et les muscles, opérationnels dans la vie courante, correspondent aux diverses fonctions opérationnelles de l’entreprise, unités de production, agences commerciales, services de recherche et développement, d’assurance qualité, de ressources humaines… Ces structures humaines, domaine du management courant, ont leur propre existence, autant de petits territoires dont il est néanmoins nécessaire d’assurer la surveillance en ce qui concerne leur propre bon fonctionnement et qu’il importe de coordonner au plan global.

L’enregistrement des données et les systèmes nerveux périphériques

C’est le rôle de la comptabilité analytique. Dense, ce réseau d’information est présent jusqu’au plus petit niveau qui doit être garant de la cohérence de son activité avec l’ensemble. Ce sont les organes de fabrication qui élaboreront les valeurs, en sortie vers la comptabilités générale. Il importe qu’il y ait la même norme de transmission car il est nécessaire d’assurer l’enregistrement du passage d’une activité à une autre. Tout dysfonctionnement fat l’objet d’une alerte en temps réel.

La prise en compte des flux : les systèmes sympathiques et parasympathiques.

Mélanger les coûts et les valeurs est très dangereux. Il faut faire un inventaire rigoureux de chaque donnée et la positionner correctement pour en faire un usage adéquat.

La séparation de ces flux permet de faire la part entre le besoin d’augmenter les valeurs tout en ayant le souci constant de diminuer les coûts qui se révèlent inutiles. Ici, mis en perspective, il s’agit plus d’une résorption des gâchis que d’une volonté systématique de réduction. En jouant sur les valeurs algébriques, on peut ainsi facilement observer en temps réel une augmentation ou une diminution des coûts, de même pour les valeurs comme on peut l’observer dans ces systèmes biologiques qui gèrent entre autres le stress. En ayant une vue plus précise du fonctionnement de l’ensemble et de chaque partie, on peut ainsi contrôler les évolutions et agir. Ce suivi étant intégralement automatique, la neutralité du système est garantie.

Par ailleurs, on enregistre directement sur les comptes tous les dysfonctionnements qui se produisent çà et là. La lecture de la responsabilité de chaque décideur est clairement indiquée par une sanction immédiate en cas de transgression des règles édictées par le responsable : par exemple, pénalités de retard de livraison avec prise en charge des frais de stockage et des frais financiers afférents au profit du service lésé, tout ceci étant consigné dans le moniteur.

L’objet de ce dispositif est de garantir l’harmonie.

À l’instar de l’apport des médicaments spécifiques qui modifie l’état général de tonus, la recherche de la dynamique est ici primordiale.

Le moniteur : la dynamique des flux et les systèmes endocriniens.

Dynamique des incitations, c’est l’objet du moniteur que d’introduire la transparence et la responsabilité individuelle dans les comptes officiels, en toute équité. L’incitation et le respect des accords contractuels, les messages chimiques, sont désormais les seuls moteurs humains à prendre en compte. Intégrés en comptabilité analytique, ses « médicaments » officialisent le lien entre le salarié et son entreprise et favorise leur attachement réciproque et la fidélisation.

Pour ce faire, les « Moniteurs » sont des comptes analytiques des différents ensembles autonomes. Ils relèvent automatiquement les dysfonctionnements qui apparaissent : ils en imputent comptablement la responsabilité à la cause. De plus, ils enregistrent les décisions des managers soucieux de rétablir l’équité entre domaines de sa responsabilité.

Poursuivant le parallèle, il est donc possible d’introduire au sein du Système d’Information un dispositif d’incitations spécifiques qui agiraient par introduction dans la comptabilité analytique de subventions ou de pénalisations à la discrétion du dirigeant, ce qui met ainsi en lumière les interventions qu’il exerce d’habitude en dehors de toute transparence. Par exemple, il peut vouloir maintenir une unité momentanément en difficulté en position de concurrence équitable avec les autres secteurs.  On sait par exemple que des unités industrielles en instance de fermeture ont un prix de revient plus faible parce que l’entretien est à juste titre déficient. Ainsi placée en vraie concurrence, cette unité pourra se redresser et ses salariés sauvés.

Les scénarios : la responsabilité de gestion et l’autonomie des organes.

Le système d’information permet également d’extraire certaines informations officielles et de les transférer dans un territoire de responsabilité strictement personnelle. Les dialogues ultérieurs entre services sont de ce fait assurés d’une cohérence au départ car les éléments de base sont les mêmes. Des analyses partielles, dans le domaine de compétence d’un responsable, permettent de faire un certain nombre d’hypothèses propres à asseoir son argumentation auprès de supérieurs ou lors de réunions.

Cet outil s’est révélé très utile, en particulier lors de réunions de brainstorming car il permet à chacun de réfléchir personnellement sur le même sujet et sur les mêmes données organisées de la même façon. Le temps gaspillé lors des réunions souvent stériles qui s’éternisent toujours tient au fait que l’on parle rarement de la même chose, chacun ayant en tête son schéma et ses priorités, différentes de celles du groupe et de ses membres.

Chaque collaborateur a donc accès en temps réel à une base personnelle de données, directement issue du système d’information. Il travaille donc sur des données cohérentes. Il peut être amené, à l’aide de logiciels mis à sa disposition, à faire toutes recherches, analyses et propositions qui l’intéressent à titre individuel. La transparence n’est donc pas totale mais limitée aux informations utiles à sa fonction. cela ne peut que favoriser son adhésion au projet.

Cet outil, mis à sa disposition, permet d’exercer sa créativité personnelle à partir d’un fonds commun de données. Il n’a pas vocation à être communiqué tel quel aux autres secteurs. Pour soumettre un projet, on doit passer par une « normalisation » du langage.

Le pôle d’alerte et de surveillance et le système lymphatique

Le pôle d’alerte et de surveillance de l’ensemble autonome doit reposer sur une structure interne permanente de déclics qui alimentent le système d’information en temps réel au plus bas des fonctions quant à l’origine et à l’étendue des impacts.

Pour accentuer l’analogie, rappelons l’importance de ce réseau, souvent négligé dans nos organisations :

Dans le domaine médical, les fonctions du tissu lymphatique sont très importantes.

En cas de non maîtrise, le ganglion se manifeste par une intervention extérieure : gonflement et  douleur.

A partir de cette alerte, on appelle alors le médecin qui fait le diagnostic et intervient.

L’analogie est intéressante et une transposition, même osée, dans l’entreprise est signifiante :

Réseau particulièrement dense, ce système d’information se présente comme une banque de données. Il draine les informations, assainit les circuits  et  lance les alertes d’anomalies en précisant le lieu du dysfonctionnement  repéré, mais en préjugeant pas de la cause de celui-ci (ce n’est pas un système expert). Il n’est pas confectionné pour des fonctions précises mais existe à disposition d’applications différenciées.

Il est stable et n’évolue que très lentement, à l’inverse des organisations qui devraient être, elles, réactives : chacun doit garder ses marques et ne pas être déstabilisé quant à la vision de ses objectifs. Or c’est exactement le contraire qui est pratiqué : on n’arrête pas de changer les règles du jeu, mais quelles difficultés pour faire évoluer les structures !

C’est ainsi que fonctionne un système biologique : s’il y a dysfonctionnement, incohérence ou occlusion, l’ensemble de l’organisme en pâtit. Pour l’entreprise, il est de même. Le seuil de déclenchement de l’alerte est à la discrétion du responsable de l’audit du Système d’Information, de même que ressenti de la douleur l’est à celle du cerveau.